Lettre d'avertissement pour absence injustifiée : modèle à remplir en ligne

Absence injustifiée : de quoi parle-t-on

L'absence est injustifiée lorsque le salarié ne s'est pas présenté au travail sans autorisation préalable (congé, RTT, récupération) et sans avoir transmis de justificatif dans le délai imparti : arrêt de travail, convocation, événement familial. La plupart des conventions collectives et règlements intérieurs fixent ce délai à 48 heures, parfois 24 heures ; vérifiez le texte applicable, car c'est son dépassement qui caractérise la faute. L'absence n'est pas fautive lorsqu'elle est due à un cas de force majeure, à l'exercice du droit de retrait (art. L.4131-1), à une grève, ou lorsque le salarié prouve qu'il a prévenu même tardivement pour un motif légitime. Un justificatif transmis en retard atténue la faute sans toujours l'effacer.

Première étape : demander le justificatif avant de sanctionner

Avant toute sanction, écrivez au salarié pour lui demander de justifier son absence ou de reprendre son poste sous un délai bref. Cette demande n'est pas une obligation légale pour un avertissement, mais elle est décisive : elle prouve que l'employeur a cherché l'explication, elle permet de distinguer l'absence fautive de l'arrêt maladie envoyé avec retard, et elle est obligatoire si l'absence se prolonge et que l'employeur envisage de faire jouer la présomption de démission pour abandon de poste (art. L.1237-1-1 et R.1237-13, mise en demeure avec un délai d'au moins quinze jours). Mentionnez dans l'avertissement la date de cette demande et l'absence de réponse ou la réponse reçue.

Rédiger la lettre : faits, règle, sanction

• Faits : dates précises de l'absence, horaires prévus, absence d'autorisation, absence ou tardiveté du justificatif, démarches de l'employeur (appels, courriel, courrier).
• Règle méconnue : obligation de fournir un justificatif dans le délai conventionnel, obligation d'exécuter le contrat de bonne foi (art. L.1222-1), dispositions du règlement intérieur.
• Conséquences : désorganisation du service, remplacement en urgence, clients non servis, charge reportée sur les collègues.
• Sanction : avertissement, versé au dossier, avec mise en garde qu'une nouvelle absence injustifiée pourra entraîner une sanction plus grave pouvant aller jusqu'au licenciement.

Dans une entreprise d'au moins 50 salariés, l'avertissement doit figurer dans l'échelle des sanctions du règlement intérieur (art. L.1311-2 et L.1321-1). Aucun entretien préalable n'est nécessaire pour un avertissement (art. L.1332-2), sauf disposition conventionnelle contraire.

Délais à respecter

La sanction doit être engagée dans les deux mois suivant le jour où l'employeur a eu connaissance de l'absence (art. L.1332-4) : pour une absence du 3 au 5 mars constatée le 3, l'avertissement doit être notifié au plus tard le 3 mai. Une absence qui se prolonge est un fait continu : le délai court à compter de la reprise ou de la fin de l'absence. L'avertissement peut être invoqué à l'appui d'une sanction ultérieure pendant trois ans (art. L.1332-5).

Retenue sur salaire : ce qui est permis

Les journées non travaillées ne sont pas payées : l'employeur retient sur le salaire une somme strictement proportionnelle à la durée de l'absence, calculée sur l'horaire réel du mois. Cette retenue n'est pas une sanction et peut se cumuler avec l'avertissement. Toute retenue supérieure, ou toute amende, constitue une sanction pécuniaire interdite (art. L.1331-2). Le bulletin de paie mentionne l'absence et la retenue correspondante.

Erreurs fréquentes

• Sanctionner une absence couverte par un arrêt de travail reçu après l'envoi de la lettre : retirez l'avertissement si le justificatif est régulier.
• Prononcer un avertissement puis, pour les mêmes jours, une mise à pied : double sanction interdite.
• Qualifier l'absence de démission : la démission ne se présume pas, hors la procédure de l'article L.1237-1-1.
• Attendre plus de deux mois après la reprise du salarié.