Régularisation de charges réclamée plus de 3 ans après : modèle à remplir en ligne

La prescription de trois ans

Depuis la loi ALUR, toutes les actions dérivant d'un bail d'habitation se prescrivent par trois ans (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 7-1). Le point de départ est le jour où le bailleur a connu ou aurait dû connaître le montant définitif des charges. En copropriété, il est en principe fixé à la date à laquelle les comptes de l'exercice ont été approuvés par l'assemblée générale ou communiqués au bailleur par le syndic ; la jurisprudence n'est pas totalement fixée sur ce point. Exemple : charges de 2021, comptes approuvés en juin 2022 ; une demande reçue en octobre 2026 porte sur des sommes que le bailleur pouvait réclamer depuis plus de trois ans, elle est prescrite. La prescription ne s'applique pas d'office : c'est à vous de l'invoquer, par écrit puis devant le juge.

Faire le tri entre années prescrites et non prescrites

Une régularisation tardive porte souvent sur plusieurs exercices à la fois. Reprenez-les un par un :

• identifiez pour chaque année la date d'approbation des comptes ou de réception du décompte par le bailleur ;
• écartez les années dont ce point de départ remonte à plus de trois ans à la date de la demande ;
• pour les années restantes, exigez le décompte par nature et la consultation des justificatifs (art. 23) ;
• déduisez les provisions déjà versées, année par année.

Un simple courrier de relance du bailleur n'interrompt pas la prescription ; seuls une demande en justice, une mesure d'exécution ou votre reconnaissance de la dette ont cet effet (Code civil, art. 2240, 2241 et 2244). Évitez donc tout paiement partiel ou écrit qui vaudrait reconnaissance avant d'avoir vérifié les dates.

L'étalement sur douze mois

Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire qui le demande paie le complément par douzièmes (art. 23). Exemple : charges 2024 régularisées en mars 2026 ; vous pouvez exiger de régler le rappel en douze mensualités. La demande doit être faite par vous : le bailleur n'a pas à la proposer. Le modèle pré-coche cette demande d'étalement.

Régularisation brutale : la loyauté du bailleur

Le bail doit être exécuté de bonne foi (Code civil, art. 1104). La jurisprudence a déjà accordé des dommages-intérêts au locataire confronté à une régularisation de plusieurs années réclamée d'un coup, sans régularisation annuelle préalable, lorsque ce comportement l'a mis en difficulté. L'argument complète la prescription, il ne la remplace pas.

Et en sens inverse ?

Le délai de trois ans joue aussi en votre faveur pour récupérer un trop-perçu de charges : la Cour de cassation le fait courir du jour de la régularisation, qui seule vous permet de connaître le montant indu. Un bailleur qui tarde à régulariser ne peut donc pas, en principe, vous opposer la prescription en comptant le délai à partir du paiement des provisions. Si vous avez quitté le logement, la demande tardive reste possible dans les mêmes limites, et le bailleur ne peut plus imputer ces sommes sur un dépôt de garantie déjà restitué.