Régularisation des charges : ce qui est dû, comment contester

Dans un bail d'habitation vide, le locataire verse chaque mois, en plus du loyer, des provisions pour charges. Elles sont fixées par le bailleur sur la base du budget prévisionnel de la copropriété ou des résultats de l'année précédente (art. 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Une fois par an au moins, le bailleur compare les provisions encaissées aux dépenses réelles : c'est la régularisation. Si les provisions étaient insuffisantes, il réclame un rappel de charges ; si elles étaient trop élevées, il rembourse le trop-perçu.

Ce mécanisme s'applique au bail vide et, par défaut, au bail meublé. Dans un meublé ou une colocation, le bailleur peut à la place opter pour un forfait de charges (art. 25-10 et 8-1 de la loi de 1989) : le montant est fixé dans le bail et ne donne lieu à aucune régularisation, ni en plus ni en moins. Si votre bail meublé prévoit un forfait, un rappel de charges est sans fondement.

Les provisions doivent rester proportionnées aux dépenses réelles. Un bailleur qui réclame chaque année un rappel important sans réviser les provisions manque à l'article 23, qui prévoit qu'elles sont ajustées « sur la base des résultats antérieurs ».

L'article 23 définit les charges récupérables comme les sommes exigibles en contrepartie des services rendus liés à l'usage du logement, des dépenses d'entretien courant et de menues réparations des parties communes, et des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite. La liste est fixée limitativement par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : ce qui n'y figure pas ne peut pas être facturé, même avec l'accord du locataire dans le bail.

Récupérable sur le locataire	Reste à la charge du bailleur
Eau froide et eau chaude, chauffage collectif (combustible, entretien courant, relevés de compteurs)	Remplacement de la chaudière, gros travaux sur les installations
Électricité des parties communes, entretien et petites réparations de l'ascenseur, contrat de maintenance	Mise aux normes, modernisation de l'ascenseur
Nettoyage et produits d'entretien des parties communes, entretien des espaces verts, désinsectisation	Ravalement, réfection de toiture, travaux de l'article 606 du Code civil
Gardien ou concierge : 75 % du salaire et charges s'il assure l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une de ces tâches ; employé d'immeuble : 100 %	Honoraires du syndic, frais de gestion, frais de contentieux, assurance de l'immeuble
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance assainissement	Taxe foncière, cotisations de copropriété non récupérables
Entretien courant des espaces extérieurs, aires de stationnement, éclairage	Réparations importantes, remplacement d'équipements vétustes

Le bailleur ne peut pas non plus facturer des charges à un taux forfaitaire « pour frais divers », ni répercuter une régularisation de copropriété portant sur des travaux votés en assemblée générale. Une exception encadrée : après des travaux d'économie d'énergie, le bailleur peut demander une contribution au partage des économies de charges, limitée à la moitié de l'économie estimée et à 15 ans (art. 23-1).

Avant de réclamer un rappel, le bailleur doit, un mois avant la régularisation, communiquer au locataire (art. 23, alinéas 5 et 6) :

• le décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien, gardiennage, taxes, avec pour chaque poste le montant total de l'immeuble et la part du logement ;
• le mode de répartition entre les locataires : tantièmes de copropriété, surface, nombre de lots, relevés de compteurs individuels ;
• pour un immeuble collectif, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude.

Pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire : factures, contrats d'entretien, appels de fonds et arrêté des comptes du syndic, relevés de compteurs, bulletins de salaire du gardien. Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, le bailleur transmet ces pièces par voie dématérialisée si le locataire le demande. Il n'est pas tenu d'en envoyer une copie papier gratuite, mais il doit permettre leur consultation.

Un courrier qui se limite à « rappel de charges 2025 : 480 € » ne respecte pas l'article 23. Le locataire est fondé à demander le décompte et à réserver son paiement jusqu'à sa réception. Les tribunaux rejettent régulièrement les demandes de bailleurs incapables de produire les justificatifs, ou les limitent aux seuls postes prouvés.

Deux règles protègent le locataire face à un bailleur qui régularise avec retard.

Prescription de 3 ans

Toute action en paiement de charges se prescrit par 3 ans à compter du jour où elles sont devenues exigibles (art. 7-1 de la loi de 1989, issu de la loi ALUR du 24 mars 2014). Un rappel portant sur des charges de 2022 réclamé en septembre 2026 est prescrit, sauf acte interruptif : reconnaissance écrite du locataire, assignation. La règle joue dans les deux sens : le locataire a lui aussi 3 ans pour réclamer un trop-perçu de provisions.

Étalement sur 12 mois

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois (art. 23, alinéa 7). Exemple : les charges de 2024 devaient être régularisées au plus tard le 31 décembre 2025 ; un rappel reçu en mars 2026 est payable en 12 mensualités, sans intérêts, à la simple demande écrite du locataire.

Le retard ne fait pas disparaître la dette dans la limite des 3 ans, mais il change le rapport de force : un bailleur qui a laissé s'accumuler trois années de charges se voit opposer l'étalement, la prescription des postes les plus anciens et l'exigence de justificatifs pour chacun.

Un locataire paie 80 € de provisions par mois, soit 960 € sur l'année 2025. En avril 2026, le bailleur lui réclame un rappel de 490 € sur la base d'un décompte de 1 450 €. Le locataire demande le détail par nature de charges et les justificatifs.

Poste du décompte	Montant réclamé	Récupérable ?	Montant retenu
Eau froide (compteur individuel)	320 €	Oui	320 €
Chauffage collectif	480 €	Oui	480 €
Entretien des parties communes	150 €	Oui	150 €
Contrat d'entretien de l'ascenseur	120 €	Oui	120 €
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères	140 €	Oui	140 €
Honoraires du syndic (quote-part)	90 €	Non	0 €
Assurance de l'immeuble	60 €	Non	0 €
Quote-part de ravalement	90 €	Non	0 €
Total	1 450 €		1 210 €

Charges récupérables réelles : 1 210 €. Provisions versées : 960 €. Rappel légitime : 1 210 € − 960 € = 250 €, et non 490 €. Le locataire paie les 250 € sans réserve et conteste par écrit les 240 € restants. Si le décompte avait porté sur l'année 2024 et été reçu en avril 2026, il aurait en outre pu exiger de régler les 250 € en 12 mensualités de 20,83 €.

1. Demandez le décompte et les justificatifs par lettre recommandée avec accusé de réception, en citant l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Précisez que le paiement du rappel est réservé jusqu'à leur communication. Payez sans attendre les postes que vous ne contestez pas : cela montre votre bonne foi.
2. Contestez poste par poste une fois les pièces reçues : charges hors décret 87-713, clé de répartition non conforme au règlement de copropriété, montants sans facture, années prescrites. Chiffrez le montant que vous reconnaissez devoir.
3. Saisissez la commission départementale de conciliation (art. 20 de la loi de 1989) si le désaccord persiste. Gratuite, sans avocat, elle réunit bailleurs et locataires et rend un avis dans les 2 mois ; un accord signé devant elle a valeur de contrat.
4. Saisissez le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu du logement, par requête jusqu'à 5 000 €, sans avocat obligatoire. Le juge écarte les charges non justifiées et peut condamner le bailleur à rembourser un trop-perçu.

Ne cessez jamais de payer le loyer ni les provisions courantes : le litige porte sur le rappel, pas sur le bail. Un arrêt total des paiements exposerait à la clause résolutoire. Si vous avez quitté le logement, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de copropriété, puis doit régulariser dans le mois qui suit (art. 22).

Face à un rappel de charges sans détail ou comportant des postes non récupérables, la lettre de contestation de la régularisation des charges demande formellement le décompte par nature de charges, le mode de répartition et les justificatifs, conteste les postes que vous signalez, rappelle la prescription de 3 ans et l'étalement sur 12 mois, et réserve votre paiement. Elle prépare la saisine de la commission de conciliation si le bailleur ne répond pas.

Bailleur, la meilleure prévention est un bail précis : le bail d'habitation vide fixe des provisions fondées sur les charges réelles de l'année précédente, énumère les postes récupérables et rappelle le calendrier de régularisation. Un décompte envoyé chaque année avec les justificatifs évite l'essentiel des contestations.