Quittance de loyer : obligatoire ? Mentions, e-mail, refus

Oui, dès que le locataire la demande. L'art. 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 dispose que le bailleur ou son mandataire « est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande ». Deux conditions : une demande du locataire, et le paiement intégral du loyer et des charges pour la période. Le bailleur n'a donc pas à envoyer spontanément une quittance chaque mois, mais il ne peut pas la refuser à un locataire à jour.

La demande n'a pas de forme imposée. Un courriel suffit, et une demande formulée une fois « pour toute la durée du bail » est valable : le bailleur doit alors la délivrer chaque mois. Beaucoup de baux prévoient d'ailleurs une clause de remise mensuelle de la quittance.

La règle s'applique aux locations vides, aux locations meublées (art. 25-3 renvoie à l'art. 21), aux baux mobilité et aux colocations. Elle vaut que le bailleur soit un particulier, une SCI ou une agence. Seuls les logements hors champ de la loi de 1989, comme la location saisonnière ou le logement de fonction, y échappent, le Code civil ne prévoyant pas d'obligation équivalente.

Document	Quand	Ce qu'il prouve
Avis d'échéance	Avant le paiement	Rien : c'est un appel de fonds qui rappelle le montant dû et la date limite
Quittance	Après paiement intégral du loyer et des charges	Que le locataire est libéré pour la période ; justificatif de domicile
Reçu	Après paiement partiel	Que la somme indiquée a été versée, sans libérer du solde

L'art. 21 précise que « si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu ». La distinction compte : une quittance délivrée par erreur pour un mois payé en partie peut être opposée au bailleur comme preuve de libération. Un bailleur qui accepte un paiement partiel doit donc délivrer un reçu, en mentionnant le solde restant dû.

Un relevé bancaire prouve un virement, pas ce qu'il règle. Seule la quittance affecte le paiement à une période et à un logement donnés, ce qui devient utile en cas de désaccord sur un arriéré ou lors d'une régularisation de charges.

La loi impose une seule exigence de fond : la quittance « porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges » (art. 21). La pratique et les besoins des administrations ajoutent les mentions suivantes :

• identité et adresse du bailleur (ou de son mandataire, avec l'identité du bailleur pour lequel il agit) ;
• identité du locataire ;
• adresse du logement loué ;
• période concernée, en général du 1er au dernier jour du mois ;
• montant du loyer hors charges ;
• montant des charges (provision ou forfait) ;
• total encaissé, en précisant le cas échéant la part versée directement par la CAF ou la MSA au titre de l'aide au logement ;
• date et mode de paiement ;
• lieu, date d'établissement et signature du bailleur ou de son mandataire.

Rien n'oblige à utiliser un papier à en-tête ou un tampon. Une quittance manuscrite est valable. Ce qui compte est que le document soit signé par celui qui a reçu l'argent et qu'il affecte clairement la somme à une période. Le loyer étant payable mensuellement à la demande du locataire (art. 7, a), une quittance mensuelle est la norme ; rien n'interdit une quittance trimestrielle si le paiement l'est.

Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, l'art. 21 prévoit qu'« avec l'accord exprès du locataire, le bailleur transmet la quittance par voie dématérialisée ». Trois conséquences :

1. Le bailleur ne peut pas imposer l'e-mail : l'accord du locataire doit être exprès, c'est-à-dire écrit, par exemple dans le bail ou par courriel. Un locataire qui veut une quittance papier y a droit.
2. Le locataire ne peut pas non plus imposer un format : un PDF envoyé par courriel, avec l'accord du locataire, remplit l'obligation.
3. La quittance dématérialisée a la même valeur qu'un papier signé si elle permet d'identifier son auteur (art. 1366 du Code civil). Une signature scannée ou une signature électronique simple suffisent en pratique pour un tel document ; le locataire l'accepte comme justificatif dans la quasi-totalité des démarches.

Aucun frais ne peut être facturé pour l'envoi, papier ou électronique. L'art. 21 interdit expressément de facturer « des frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance », et l'art. 4 répute non écrite toute clause qui mettrait à la charge du locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance.

• Justificatif de domicile : la quittance est acceptée pour une carte d'identité, un passeport, une inscription scolaire, l'ouverture d'un compte bancaire ou un abonnement.
• Dossier de location : le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 autorise le futur bailleur à demander les trois dernières quittances de loyer, ou une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour. Sans quittances, le candidat locataire est désavantagé.
• Aides au logement : la CAF ou la MSA demandent au bailleur une attestation de loyer à l'ouverture des droits, puis peuvent réclamer des quittances lors d'un contrôle. Lorsque l'aide est versée directement au bailleur (tiers payant), la quittance doit indiquer le montant reçu de la CAF et celui payé par le locataire, pour un total égal au loyer et aux charges.
• Preuve en cas de litige : les loyers se prescrivent par 3 ans (art. 7-1 de la loi de 1989). Le locataire a intérêt à conserver ses quittances au moins 3 ans après son départ, pour répondre à une réclamation tardive d'arriéré ou de charges.

Un logement est loué 750 € hors charges plus 80 € de provision pour charges, soit 830 € par mois. La CAF verse 210 € d'APL directement au bailleur. Le locataire règle le solde par virement le 3 du mois.

Mois	Versé par la CAF	Versé par le locataire	Document à délivrer
Mai	210 €	620 € le 3 mai	Quittance : loyer 750 €, charges 80 €, total 830 € dont 210 € APL
Juin	210 €	400 € le 3 juin	Reçu de 400 € ; solde dû : 220 €
Juin (complément)	—	220 € le 20 juin	Quittance de juin, datée du 20 juin, mentionnant les deux versements

En juin, le bailleur ne doit pas délivrer de quittance le 3 : le mois n'est pas soldé. Il délivre un reçu de 400 €, puis, une fois les 220 € reçus, la quittance du mois. S'il avait établi une quittance dès le 3 juin, le locataire pourrait soutenir que le mois de juin est intégralement réglé. La distinction loyer/charges permet aussi de préparer la régularisation annuelle des charges : les 80 € mensuels sont une provision, comparée en fin d'année aux dépenses réelles.

Le refus de quittance est fréquent lorsque le bailleur encaisse une partie du loyer non déclarée, ou par simple négligence. La marche à suivre :

1. Demande écrite par courriel, en citant l'art. 21 de la loi du 6 juillet 1989 et en précisant les mois concernés. Conservez la preuve d'envoi.
2. Mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, rappelant que la quittance est due gratuitement pour chaque mois intégralement payé, avec un délai de réponse de 8 à 15 jours.
3. Commission départementale de conciliation ou conciliateur de justice : saisine gratuite, utile pour débloquer la situation sans procès.
4. Juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu du logement : il peut ordonner la délivrance des quittances, au besoin sous astreinte, et accorder des dommages-intérêts si le refus a causé un préjudice (refus d'un dossier de location, perte d'une aide).

Dans l'intervalle, le locataire ne doit surtout pas suspendre le paiement du loyer : le refus de quittance ne justifie aucune retenue et exposerait au jeu de la clause résolutoire. Il conserve ses relevés bancaires et l'échange de courriels, qui prouvent le paiement. Un bailleur qui ne délivre pas de quittances ne peut pas, de son côté, reprocher au locataire de ne pas prouver un paiement par ce moyen.

Une quittance correcte tient sur une page : parties, logement, période, loyer, charges, total, date et mode de paiement, part éventuelle de l'aide au logement, signature. Le générateur de quittance de loyer produit le document avec loyer et charges distingués, en version quittance pour un paiement total ou reçu pour un paiement partiel, prêt à envoyer en PDF au locataire chaque mois.

Pour un bailleur qui met un logement en location, la clause sur la remise de la quittance et sur son envoi dématérialisé se règle dès la rédaction du bail d'habitation vide : l'accord exprès du locataire pour l'envoi par courriel y trouve naturellement sa place, ce qui évite de le recueillir ensuite.