Dernière relance avant mise en demeure : modèle à remplir en ligne

Le rôle de la dernière relance

Après une première relance courtoise restée sans effet, le ton change sans devenir agressif : vous constatez l'absence de réponse, vous chiffrez ce que le retard coûte déjà au client et vous annoncez précisément la suite. Ce courrier marque la fin de la phase commerciale. Il est envoyé par e-mail et par courrier simple, voire en recommandé si le montant est significatif ; la lettre recommandée avec avis de réception reste toutefois réservée à la mise en demeure qui suivra, afin de garder un palier.

Rappeler l'historique

Datez chaque étape : facture du 2 avril échue le 2 mai, première relance du 12 mai, appel téléphonique du 20 mai sans suite. Cet historique figurera plus tard dans la requête en injonction de payer et établit que le client a été informé à plusieurs reprises. Indiquez si une contestation a été émise et pourquoi elle n'est pas fondée, pièces à l'appui ; en l'absence de contestation, dites-le expressément : un client qui n'a jamais contesté une facture reçue est présumé l'avoir acceptée.

Le décompte des pénalités entre professionnels

Dès le lendemain de l'échéance, un client professionnel doit, sans rappel préalable (Code de commerce, art. L.441-10, II) :

• les pénalités de retard au taux mentionné sur la facture et les conditions générales, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, ou, à défaut de taux convenu, au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points ;
• l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € par facture (art. D.441-5), à laquelle s'ajoutent sur justificatifs les frais réels engagés au-delà.

Exemple avec un taux contractuel de 12 % l'an : facture de 2 000 € TTC échue le 2 mai, dernière relance datée du 1er juillet, soit soixante jours de retard. Pénalités : 2 000 × 12 % × 60 / 365 = 39,45 €. Total réclamé : 2 000 + 39,45 + 40 = 2 079,45 €, le décompte étant arrêté provisoirement et les pénalités continuant à courir jusqu'au paiement.

Client particulier : un décompte différent

Face à un consommateur, l'indemnité de 40 € et le taux majoré ne s'appliquent pas. Vous pouvez réclamer les intérêts au taux légal, qui ne courent qu'à compter d'une mise en demeure (Code civil, art. 1231-6), ou la pénalité prévue dans le devis signé si elle y figure, sous réserve de modération par le juge (art. 1231-5). La dernière relance se limite alors au principal et annonce que les intérêts courront dès réception de la mise en demeure.

Fixer un délai ferme et annoncer la suite

Accordez huit jours, en précisant la date exacte. Annoncez ensuite, dans cet ordre : la mise en demeure par lettre recommandée, la suspension des prestations en cours si le contrat le permet, puis la requête en injonction de payer devant le tribunal de commerce ou le tribunal judiciaire (Code de procédure civile, art. 1405 et suivants), dont les frais seront réclamés au client. N'annoncez que ce que vous ferez réellement : une menace non suivie d'effet décrédibilise tous les courriers suivants.

Les erreurs qui fragilisent le dossier

• Facturer les pénalités sur une facture distincte avant que le principal soit réglé : contentez-vous du décompte dans le courrier.
• Appliquer un taux différent de celui mentionné sur la facture et les CGV.
• Suspendre une prestation sans clause contractuelle le permettant, ce qui vous exposerait à une demande de dommages et intérêts.
• Laisser plus de deux ou trois semaines entre la dernière relance et la mise en demeure annoncée.