Accord de confidentialité avec un fournisseur : modèle à remplir en ligne

Ce que le fournisseur reçoit et pourquoi c'est sensible

Consulter un fournisseur ou un sous-traitant suppose de lui remettre ce qui fait la valeur du produit : spécifications, plans, formules, nomenclatures, prévisions de volumes, prix cibles, parfois des prototypes. Ces éléments ne sont généralement pas brevetés ni déposés ; leur seule protection est le secret, qui n'existe en droit que si l'entreprise a pris des mesures raisonnables pour le préserver (art. L.151-1 du Code de commerce). L'accord de confidentialité est la première de ces mesures et la preuve qu'elles ont été prises. Il doit être signé avant l'envoi du dossier de consultation, et non avec le bon de commande.

Le cas des échantillons et prototypes

Un échantillon remis pour chiffrage ou essai peut être analysé, démonté, copié. Le modèle prévoit que les objets remis restent la propriété du donneur d'ordre, ne peuvent être étudiés qu'aux fins de la consultation, et sont restitués ou détruits à première demande. Il interdit expressément la rétro-ingénierie : l'article L.151-3 du Code de commerce considère comme licite l'étude d'un produit mis à disposition du public, mais permet de l'exclure par contrat lorsque l'objet a été confié sous confidentialité. Précisez enfin que la remise d'un prototype n'emporte aucune licence sur les droits de propriété intellectuelle qu'il incorpore.

Unilatéral ou réciproque ?

• Dans une consultation classique, le flux d'informations va du donneur d'ordre vers le fournisseur : un engagement unilatéral suffit.
• Si le fournisseur dévoile ses propres procédés, outillages ou capacités industrielles pour répondre, un accord réciproque évite qu'il refuse de communiquer ou impose son propre NDA.
• Dans tous les cas, listez les catégories d'informations couvertes et prévoyez que le fournisseur n'utilise pas les informations pour développer un produit concurrent ni pour servir un autre client.

Brevets, dépôts et droits de propriété intellectuelle

Une invention divulguée avant le dépôt perd sa nouveauté et ne peut plus être brevetée (art. L.611-11 du CPI), sauf si la divulgation résulte d'un abus évident à l'égard du déposant dans les six mois précédant le dépôt (art. L.611-13). La confidentialité contractuelle évite d'avoir à prouver cet abus. L'accord doit aussi interdire au fournisseur de déposer en son nom un brevet, un dessin ou modèle ou une marque sur les éléments communiqués, et stipuler que les améliorations qu'il proposerait à partir de ces informations appartiennent au donneur d'ordre ou font l'objet d'un accord séparé.

Durée, personnes autorisées et sanction

L'obligation court pendant la relation puis pendant une durée définie, en général trois à cinq ans pour des informations techniques, le secret des affaires continuant au-delà tant que l'information reste secrète. Le fournisseur ne communique les informations qu'à ses salariés et sous-traitants qui en ont besoin, tenus par un engagement équivalent, et répond de leurs manquements. Une clause pénale fixant d'avance l'indemnité en cas de violation facilite l'indemnisation, sous réserve du pouvoir de modération du juge (art. 1231-5 du Code civil) ; à défaut, le donneur d'ordre peut demander réparation du préjudice et les mesures d'interdiction et de saisie prévues aux articles L.152-1 et suivants du Code de commerce.

Erreurs fréquentes

• Envoyer le dossier technique par e-mail avant signature : les informations déjà transmises ne sont couvertes que si l'accord vise expressément les échanges antérieurs.
• Oublier les salariés intérimaires et les sous-traitants de rang 2 du fournisseur.
• Confondre NDA et exclusivité d'approvisionnement : l'accord n'empêche pas le fournisseur de travailler pour des concurrents, seulement d'utiliser vos informations pour le faire.
• Ne pas prévoir la destruction des fichiers numériques et des copies de sauvegarde à la fin de la consultation.