PV d'assemblée générale d'approbation des comptes : modèle à remplir en ligne

Le calendrier de l'assemblée annuelle

L'assemblée ordinaire d'approbation des comptes doit se tenir dans les six mois de la clôture de l'exercice, soit avant le 30 juin pour un exercice calé sur l'année civile ; le gérant de SARL peut demander une prolongation au président du tribunal de commerce (art. L.223-26). En SARL, le rapport de gestion, l'inventaire, les comptes annuels et le texte des résolutions sont adressés aux associés quinze jours au moins avant l'assemblée, délai pendant lequel ils peuvent poser des questions écrites (art. R.223-18). En SAS, les statuts fixent les délais et formes de convocation ; une assemblée tenue sans respecter les statuts est annulable. Le PV mentionne la date et le mode de convocation, ou constate que tous les associés présents ou représentés ont renoncé à s'en prévaloir.

Les résolutions obligatoires

1. Approbation des comptes annuels tels qu'ils ont été présentés : bilan, compte de résultat, annexe, et approbation des charges non déductibles fiscalement (art. 223 quater du CGI) lorsqu'il y en a.
2. Affectation du résultat : en cas de bénéfice, dotation de la réserve légale à hauteur du vingtième du bénéfice jusqu'à ce qu'elle atteigne le dixième du capital (art. L.232-10), puis report à nouveau, mise en réserve ou distribution. En cas de perte, inscription au report à nouveau débiteur.
3. Conventions réglementées : approbation, sur rapport du gérant ou du commissaire aux comptes, des conventions conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou associés (art. L.223-19 pour la SARL, L.227-10 pour la SAS), l'intéressé ne prenant pas part au vote en SARL.

Quitus et rémunération du dirigeant

Le quitus donné au gérant ou au président est d'usage mais sans portée juridique : aucune décision des associés ne peut éteindre une action en responsabilité contre le dirigeant pour faute de gestion (art. L.223-22 et L.225-253 par renvoi). L'assemblée annuelle est aussi le moment habituel pour fixer ou confirmer la rémunération du dirigeant lorsqu'elle n'est pas prévue dans les statuts ; en SARL, le gérant associé peut participer à ce vote, qui n'est pas une convention réglementée.

Dividendes : conditions et délai de paiement

Aucun dividende ne peut être distribué si les capitaux propres sont ou deviendraient inférieurs au capital augmenté des réserves non distribuables, ni tant que les frais d'établissement ne sont pas amortis (art. L.232-11). Le PV fixe le montant global distribué, le dividende par part ou action et la date de mise en paiement, qui doit intervenir dans les neuf mois de la clôture sauf prolongation judiciaire (art. L.232-13). Pour un associé personne physique, la société retient le prélèvement forfaitaire non libératoire et les prélèvements sociaux à la source lors du paiement, sauf dispense sur demande.

Après l'assemblée : registre et dépôt au greffe

Le PV, signé par le président de séance (et le gérant en SARL), est consigné dans le registre des procès-verbaux coté et paraphé ou tenu sous forme électronique. Les comptes annuels approuvés, le rapport de gestion lorsqu'il est exigé, le rapport du commissaire aux comptes et la résolution d'affectation du résultat sont déposés au greffe par le guichet unique dans le mois suivant l'assemblée, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique (art. L.232-22, L.232-23 et R.123-111). Les micro et petites entreprises peuvent demander la confidentialité des comptes, totale ou limitée au compte de résultat, par une déclaration jointe au dépôt (art. L.232-25). Le défaut de dépôt expose le dirigeant à une injonction sous astreinte du président du tribunal (art. L.123-5-1) et à une amende.