Décision de l'associé unique d'approbation des comptes : modèle à remplir en ligne

Une décision, pas une assemblée

Avec un seul associé, il n'y a ni convocation, ni quorum, ni feuille de présence : l'associé unique exerce seul les pouvoirs dévolus à la collectivité des associés. Le document prend donc la forme d'une décision unilatérale, datée et signée, et non d'un procès-verbal de séance. Dans une SASU, le président arrête les comptes et l'associé unique les approuve dans le délai de six mois à compter de la clôture (art. L.227-9). Dans une EURL, le gérant établit l'inventaire et les comptes, et l'associé unique les approuve dans le même délai (art. L.223-31). L'associé unique ne peut pas déléguer ce pouvoir.

Le cas de l'associé unique dirigeant

Lorsque l'associé unique est une personne physique qui assume elle-même la présidence de la SASU ou la gérance de l'EURL, la loi le dispense de rédiger la décision : le dépôt au registre du commerce et des sociétés, dans les six mois, de l'inventaire et des comptes annuels dûment signés vaut approbation (art. L.227-9 et L.223-31). Cette dispense ne couvre pas l'affectation du résultat : il reste prudent de formaliser une décision écrite, notamment pour distribuer un dividende ou doter la réserve légale. Si l'associé unique est une société, comme une holding, la décision écrite est toujours nécessaire.

Ce que la décision doit contenir

• Approbation des comptes de l'exercice clos, avec la date de clôture et le montant du bénéfice ou de la perte.
• Affectation du résultat : dotation de la réserve légale (5 % du bénéfice jusqu'à ce qu'elle atteigne 10 % du capital, art. L.232-10), report à nouveau, réserves ou dividende.
• Conventions : dans une SASU, les conventions entre la société et son dirigeant sont seulement mentionnées au registre des décisions (art. L.227-10) ; dans l'EURL, celles conclues avec l'associé unique y sont aussi simplement mentionnées (art. L.223-19).
• Quitus éventuel au dirigeant et pouvoirs pour les formalités.

Les petites sociétés au sens de l'article L.123-16 sont dispensées de rapport de gestion (art. L.232-1, IV) ; mentionnez simplement les documents présentés.

Registre et dépôt au greffe

La décision est retranscrite dans un registre coté et paraphé, ou tenu sous forme électronique sécurisée, conservé au siège (art. L.223-31 pour l'EURL et art. L.227-9 pour la SASU). Les comptes approuvés et la décision d'affectation sont ensuite déposés au greffe dans le mois suivant l'approbation, ou deux mois en cas de dépôt électronique (art. L.232-22 et L.232-23). Les micro-entreprises peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics (art. L.232-25). Un dépôt tardif expose à une injonction du président du tribunal de commerce, sous astreinte.

Exemple et pièges fréquents

Exemple : une SASU clôture au 31 décembre ; l'associé unique, une holding, doit approuver avant le 30 juin, puis déposer avant fin juillet, ou fin août en ligne. Erreurs courantes : dater la décision avant l'arrêté des comptes par le président, oublier la dotation de la réserve légale, ou distribuer un dividende alors que les capitaux propres sont, ou deviendraient, inférieurs au capital augmenté des réserves indisponibles (art. L.232-11). Dans une EURL dont le gérant est l'associé unique, les dividendes excédant 10 % du capital, des primes d'émission et des comptes courants sont soumis aux cotisations sociales (Code de la sécurité sociale, art. L.131-6). Si le délai de six mois ne peut être tenu, la prolongation se demande en principe, par requête, au président du tribunal de commerce avant son expiration.